1 – Création d'un club
Un club de pétanque doit obligatoirement être affilié à la FFPJP par l’intermédiaire de son Comité Départemental. Son Président doit le déclarer comme association sportive à la préfecture ou sous-préfecture dont dépend le siège. Tout changement doit être signalé. Le plus souvent, les dirigeants sont bénévoles. Chaque membre doit être titulaire d’une licence sportive de la FFPJP.

1.1 Association Loi 1901
"L'association est la convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun, d'une façon permanente, leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices". Il s’agit de s’associer dans un but commun, de se rencontrer, d’échanger, voire de s’entraider. Adhérer à une association c’est être en accord avec ses actes fondateurs, c’est s’inscrire dans une démarche collective. Les bénéfices éventuels doivent servir à améliorer le fonctionnement du club.

1.2 Rédaction des statuts
Ils constituent la référence du dossier du club. Les statuts, inspirés de ceux proposés par la FFPJP, déterminent à la fois la création de l’association, son fonctionnement, les droits et obligations de ses membres et aussi les conditions de sa dissolution éventuelle. Certaines mentions sont obligatoires :

• le titre,
• l’objet,
• l’adresse du siège social,

D’autres sont facultatives :

• la durée de l’association, qui peut être illimitée, ou fixée pour un temps déterminé ou pour la réalisation d’un projet précis,
• les conditions d’admission et les catégories de membres,
• les pouvoirs accordés à chaque catégorie de membres (consultatifs ou délibératifs),
• les conditions d’exclusion, incluant les droits de la défense,
• les ressources et moyens d’action,
• les instances décisionnelles (bureau, conseil d’administration, assemblée générale ordinaire et extraordinaire ou tout autre modèle de structuration choisi par l’association),
• la répartition des pouvoirs et des tâches de chacun des organes cités ci-avant,
• les modalités de désignation des élus et la durée de leur mandat,
• le mode de remplacement des administrateurs en cas de vacance de poste,
• les procédures relatives aux modifications de statuts et à la dissolution,
• le mode de convocation des assemblées générales ainsi que le quorum requis pour qu’elles se tiennent valablement,
• la majorité requise lors des votes.

D’une façon générale, il est préférable de ne pas inclure dans les statuts des dispositions susceptibles d’être fréquemment modifiées.

1.3 L’Assemblée Générale constitutive
C’est l’assemblée générale au cours de laquelle est décidée la création de l’association. Elle est convoquée par les personnes qui ont pris l’initiative de la constituer, généralement désignées sous le terme de « membres fondateurs » dans les statuts. Le jour de cette Assemblée est la véritable date de naissance officielle du Club. Cette Assemblée a pour objet l'adoption des statuts et l'élection des premiers dirigeants du Club, lecture y est faite de tous les articles des statuts. Chaque disposition est clairement votée, telle que :

• Nom du Club
• Lieu du siège social
• Nombre de membres du Comité Directeur
• Composition du Bureau avec au minimum 1 Président, 1 Secrétaire et 1 Trésorier
• Montant de la cotisation et droit d'entrée éventuel

Un exemplaire des statuts sera remis à chacun des membres de l'Assemblée Générale Constitutive. Elle est l’organe de décision des membres de l’association. Elle constitue la source de sa légitimité. C’est en son sein que sont définies et votées les grandes orientations :

• élection des membres du conseil d’administration
• vote du budget,
• approbation des statuts et du règlement intérieur,
• examen de la gestion,
• choix des actions, etc.

A l’issue de l’assemblée générale constitutive, le Président doit transmettre, dans un délai de 3 mois maximum, à la préfecture ou sous-préfecture dont dépend le siège de l’association : la composition du conseil d’administration en précisant la fonction, l’état civil et la profession de chaque membre, les statuts et le règlement intérieur. La création de l’Association sera validée par un numéro de récépissé et une date d’insertion au Journal Officiel

1.4 Règlement intérieur
Les statuts peuvent être complétés par un règlement intérieur portant sur des éléments susceptibles d'être modifiés régulièrement. Cela évitera à l’association la mise en œuvre de procédures contraignantes liées à la modification de ses statuts et aux démarches administratives supplémentaires induites par ces changements (déclaration des modifications auprès du greffe des associations ou d’organismes divers). Ce règlement peut préciser les modalités concernant :

• le conseil d’administration,
• les conditions d’adhésion, le tarif et la vente des licences,
• la gestion des locaux et du matériel,
• les règles administratives internes,
• l’organisation de concours, de manifestations diverses,
• le remplacement de membres du conseil d’administration,
• la discipline.

C’est un document à usage purement interne pour faciliter le fonctionnement du club. Bien entendu, les points détaillés dans le règlement intérieur ne doivent pas être en contradiction avec les dispositions statutaires. Il doit être approuvé en Assemblée Générale puis affiché à une place accessible à tous les licenciés. Dans tous les cas, le contenu du règlement intérieur ne peut restreindre les droits des personnes ou les libertés individuelles et collectives. Il ne peut contenir de dispositions discriminant les licenciés, en raison de leur origine, de leur sexe, de leurs mœurs, de leur orientation ou identité sexuelle, de leur âge, de leur situation de famille, de leurs caractéristiques génétiques, de leur appartenance ou de leur non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation ou une race, de leurs opinions politiques, de leurs activités syndicales ou mutualistes, de leurs convictions religieuses, de leur apparence physique, de leur nom de famille ou de leur handicap. Au-delà des règlements intérieurs spécifiques, l’association sportive (lorsqu’elle est affiliée à une fédération : autrement dit quand elle reçoit le droit de participer à des compétitions sportives) est obligée de se conformer au règlement intérieur de la fédération à laquelle elle est affiliée, afin notamment, qu’au-delà du fonctionnement de l’association, les mêmes règles concernant la pratique du sport, les règles du jeu, soient applicables dans chaque club. Contrairement aux statuts, le règlement intérieur ne fait l’objet d’aucune publication, ni diffusion en dehors de l’association.

1.5 Déclaration d’une Association
Pour déclarer son club, il faut envoyer à la préfecture ou sous préfecture de sa ville :

• le formulaire CERFA 13973*03 « création d’une association » signé en original par un membre du conseil d’administration,
• le formulaire CERFA 13971*03 « déclaration de la liste des personnes chargées de l’administration » signé en original par un membre du conseil d’administration,
• 1 exemplaire des statuts signés en original par deux membres du conseil d’administration,
• le compte rendu de l’assemblée générale constitutive,
• 1 enveloppe timbrée à l’adresse de correspondance de l’association.

Les formulaires CERFA sont téléchargeables sur le site : www.service-public.fr onglet « associations ».

La déclaration de l'association et la publication de sa création au Journal officiel lui confèrent la personnalité morale et la capacité juridique. Ces éléments donnent à l'association les possibilités suivantes :

• avoir un droit privatif sur son nom (donc de protéger celui-ci si besoin est),
• ouvrir un compte bancaire sous son appellation,
• avoir un patrimoine lié à l'objet de l'association,
• agir en justice,
• contracter en son nom (pouvoir pour l'association de signer des contrats et des conventions en son nom propre),
• recevoir des aides et subventions de l'Etat et des collectivités territoriales,
• s'affilier à la FFPJP.

1.6 Registres de l'association
Soit parce que la loi l’impose, soit parce qu’une gestion transparente, rigoureuse et démocratique le nécessite, l’association est amenée à tenir à jour les documents suivants :

• le registre des procès-verbaux des réunions de bureau et du Conseil d’Administration
• le registre des assemblées générales,
• le registre spécial,
• le registre de comptabilité
• divers autres registres

Le registre des procès-verbaux des réunions de bureau et du Conseil d’Administration
Sur ce registre, sont collées les convocations avec les ordres du jour ainsi que les feuilles d’émargement avant les procès verbaux de réunion des différentes instances de l’association (bureau, conseil d’administration).

Le registre des assemblées générales
Les ordres du jour et les feuilles d’émargement sont également collés avant la retranscription des comptes rendus des Assemblées générales ordinaires et extraordinaires.

Le registre spécial
La loi et le décret de 1901 précisent les mentions à porter dans le registre spécial :

• les changements survenus dans le Conseil d’Administration,
• les modifications apportées aux statuts,
• le changement d’adresse du siège social,
• les nouveaux établissements fondés,
• les acquisitions ou aliénations de locaux et d’immeubles,
• les dates des récépissés délivrés par le greffe des associations pour l’ensemble de ces changements.

Le registre de comptabilité
C’est un registre de recettes et de dépenses dans lequel seront inscrites les opérations effectuées chronologiquement. La synthèse des opérations permettant en fin d’exercice l’élaboration d’un récapitulatif des charges et des produits de l’association par fonction. Il peut être informatisé, les logiciels comptables pour associations sont aujourd’hui en vente à des prix tout à fait abordables.

Ces registres sont indispensables comme source d’information pour :

• connaître en permanence les moyens financiers de l’association,
• savoir équilibrer un budget, développer une activité, financer un achat,
• solliciter et informer les adhérents,
• vérifier l’exécution des budgets,
• justifier une demande de subvention.

Les autres registres
Les autres registres qu’une association peut être amenée à tenir vont varier selon son activité, sa masse budgétaire, le montant des subventions publiques dont elle bénéficie, et son statut éventuel d’employeur. Ainsi, l’association pourra avoir à tenir des registres liés au droit du travail.

Utilité La tenue rigoureuse de ces registres permet : - de conserver l’historique et la mémoire de l’association, - de faciliter la transmission des informations entre anciens et nouveaux dirigeants, - de prouver, en cas de litige, le respect des procédures énoncées dans les statuts et la validité des décisions prises, - de favoriser un fonctionnement interne respectueux des statuts et de la démocratie associative.

Tenue et forme Pour avoir toute leur utilité et une force probante en cas de conflit interne, la tenue de ces registres doit être rigoureuse. Les pages doivent être numérotées de la première à la dernière afin d’éviter toute substitution de document. Chacune de ces pages doit être également paraphée par la personne habilitée à représenter l’association.

D’autre part, les associations doivent procéder aux affichages suivants :

• Copie des diplômes des enseignants qui interviennent dans le club.
• Contrat d’assurance,
• Consignes en cas de d’incendie (dans les locaux recevant du public).

Le club doit, en outre, posséder un poste d’appel téléphonique accessible aux participants et permettant de contacter les numéros d’urgence. Une trousse de secours et un défibrillateur doivent également se trouver dans les locaux utilisés.

1.7 Affiliation à la FFPJP
L’association est affiliée à la Fédération Française de Pétanque et Jeu Provençal, par l’intermédiaire du Comité Départemental duquel dépend le siège social de l’Association, ce dernier lui attribuant un numéro d’affiliation et s’engage à en respecter les statuts et règlements. Tout Club affilié, ainsi que ses membres, peuvent être radiés de la Fédération par leur comité départemental s'ils enfreignent les Statuts ou les Règlements de la Fédération, par un comportement indigne de faire partie de la F.F.P.J.P. Un Club ne réglant pas ses cotisations, ses amendes ou ses factures, ne sera pas autorisé à émettre des licences et ne pourra pas prétendre à obtenir des dates de concours. La mise en sommeil et la dissolution d’un Club font l’objet d’un Texte Fédéral.

1.8 Agrément ministériel
L'agrément sport ne relève pas d’une démarche administrative obligatoire, il est considéré comme un label de qualité susceptible d'être attribué aux associations sportives par la direction départementale de la cohésion sociale. Il peut être accordé, sur demande du club, après vérification de la réalité du fonctionnement démocratique de l'association, de la gestion saine de ses finances et de la qualité du projet associatif conduit. L'agrément sport est nécessaire pour toute association sportive qui souhaite bénéficier d'aides financières accordées par la direction départementale de la cohésion sociale. Celles-ci sont notamment liées à l'attribution de subventions provenant du Centre National pour le Développement du Sport (CNDS) dont dépendent les dispositifs «Plan Sport Emploi» et «Accompagnement Educatif». Néanmoins l'agrément, s'il est une condition préalable nécessaire, n'ouvre pas pour autant le droit systématique à un soutien financier.

Conditions d'obtention d’un agrément L'association doit :

• être en mesure de présenter le compte rendu moral et financier de chacun des trois derniers exercices et le budget prévisionnel de la saison en cours,
• être régulièrement déclarée auprès de la DDCS comme établissement d'activités physiques et sportives,
• être affiliée à la FFPJP,
• disposer de statuts en conformité avec les textes réglementaires de la FFPJP,
• remplir et déposer le dossier spécifique de demande d'agrément,
• fournir l'intégralité des pièces justificatives demandées.

Procédures d’obtention
Il convient de demander le formulaire type à la direction départementale de la cohésion sociale ou de le télécharger sur le site www.ddjs-jeunesse-sports.gouv.fr.

Durée de vie de l'agrément
En principe, le numéro d'agrément est attribué pour une durée illimitée. Mais il peut être retiré ou suspendu lorsque l'association ne respecte plus les règlements en vigueur. Ainsi, tout club agréé sport doit adresser chaque année à la DDCS son compte-rendu moral et financier et le budget prévisionnel de la saison en cours, éléments votés en assemblée générale, ainsi que l'éventuelle nouvelle composition du conseil d'administration de l'association.

Constitution du dossier Le dossier doit comprendre :

• un imprimé de demande d’agrément,
• un exemplaire des statuts, datés et signés,
• une copie du récépissé de la déclaration à la Préfecture,
• un rapport d’activités
• un rapport financier
• un budget prévisionnel
• une fiche d’information

Les dossiers peuvent être déposés tout au long de l'année, mais ils sont traités sur une période limitée dans l’année, d’où la nécessité pour les clubs d’anticiper leur demande.